Dokumenty zgłoszeniowe a najczęstsze błędy pojawiające się przy ich wypełnianiu
Każdy przedsiębiorca, zwłaszcza zatrudniający pracowników, musi dostarczać do ZUS-u odpowiednią dokumentację. Jej przygotowaniem może zająć się samodzielnie lub skorzystać z pomocy księgowej. Drugie rozwiązanie jest zdecydowanie lepsze i pozwala uniknąć błędów, które niestety dość często pojawiają się w dokumentach zgłoszeniowych. Do jakich omyłek dochodzi najczęściej? Poniżej znajdziecie krótkie zestawienie.
Spis błędów pojawiających się w dokumentach zgłoszeniowych:
- Nie zgłoszenie pracownika do ubezpieczenia zdrowotnego, które dość często wychodzi na jaw przy składaniu dokumentów rozliczeniowych. Należy pamiętać, że dokonanie formalności w tej kwestii jest obowiązkiem pracodawcy, a niezastosowanie się do narzuconych reguł może skutkować nieprzyjemnościami.
- Podanie błędnych danych pracownika lub płatnika składek w dokumentach zgłoszeniowych, co może uniemożliwić prawidłowe rozliczenie odprowadzonych składek.
- Wpisanie niewłaściwego kodu tytułu ubezpieczenia. Naprawienie tego błędu wymaga wyrejestrowania ubezpieczonego i dokonania jego ponownej rejestracji poprzez, tym razem, właściwe uzupełnienie formularza.
- Wprowadzenie złych danych adresowych, które są niezbędne do utrzymywania korespondencyjnego kontaktu z ubezpieczonym.
- Nie wyrejestrowywanie członków rodziny zgłoszonych do ubezpieczenia. Polskie prawo pozwala korzystać członkom rodziny ubezpieczonego z jego ubezpieczenia zdrowotnego, jednak chęć skorzystania z tego przywileju wymaga złożenia odpowiednich dokumentów zgłoszeniowych. Co więcej, w przypadku podjęcia zatrudnienia przez taką osobę i objęcia jej osobnym ubezpieczeniem zdrowotnym, powinno się dokonać jej wyrejestrowania z dotychczasowego ubezpieczenia. Niestety mnóstwo osób o tym zapomina, co owocuje komplikacjami w rozliczeniach ZUS.
- Brak uwzględniania w raportach rozliczeniowych ubezpieczonych osób nowo przyjętych pracowników. To, że nie trzeba za nich odprowadzać składek wcale nie oznacza, że powinni oni zostać pominięci w wykazie. Wręcz przeciwnie! Należy ich w nim umieścić i określić zerową podstawą wymiaru składek.
- Brak powiadomienia ZUS-u o zmianie danych personalnych pracownika lub jego adresu zamieszkania (często dotyczy kobiet, które zmieniły stan cywilny).
